برای اینکه علت این موضوع را دریابیم لازم است قبل از آن به این درک برسیم که در یک ارتباط حضوری، چه فرایندی اتفاق می افتد که در ارتباط به شکل غیر حضوری (ارتباط صوتی، تصویری و یا مکتوب) هرگز رخ نمیدهد.
بدون هیچگونه مقدمه به شما دوستان عزیزم اعلام میکنم که توانایی شما در برقراری ارتباط موثر با دیگران، بیشتر از هر عامل دیگری به شما برای رسیدن به موفقیت در ارتباط خوب کمک می کند.
بطور کلی میزان تسلط شما در انتقال پیام و توانایی‌تان در مشتاق کردن دیگران برای اقدام در مورد ایده‌ها و پیشنهاد‌هایتان، تعیین کنندهٔ حدود ۸۵ درصد از دستاوردهای شما در زمینه شغلی و زندگی شخصی‌تان است.


هنگامی‌ که در مهارت برقراری ارتباط موثر، خبره شوید، شادی نامحدود را وارد زندگی خود می‌کنید؛ کافی است تصور کنید که می‌توانید افکارتان را آشکارا و صادقانه بیان کنید تا حدی که دیگران را برای اقدام به انجام کاری، تحت تاثیر قرار دهید.
پس باید بدانید حتی اگر از نظر تحصیلی، تجربه و یا هوش، محدودیت‌هایی دارید، توانایی برقراری ارتباط موثر با دیگران، قدرتمند‌ترین و نامحدود‌ترین ابزار موفقیت شما خواهد بود.
مشکلات ارتباطی از آنجا ناشی می‌شود که یا افراد نمی‌توانند منظورشان را به طور واضح بیان کنند و یا از روشی نادرست و نامناسب برای انتقال پیام استفاده کرده و در نتیجه دیگران پیام فرستاده ‌شده را در قالبی که مدنظر شخص گوینده بوده دریافت نمی‌کنند.
خبر خوب این است که برقراری ارتباط موثر، یک مهارت قابل یادگیری است.
اولین چیزی که باید بدانید و یاد بگیرید این است که بین انواع روش های ارتباطی مثل ارتباط حضوری، ارتباط تصویری، ارتباط صوتی و ارتباط مکتوب، ارتباط حضوری بهترین و موثرترین نوع ارتباط در بین سایر انواع ارتباط برای انتقال پیامی است که شما قصد دارید به دیگران منتقل کنید.
پس لازم است بدانید در یک ارتباط حضوری چه عواملی مهم هستند.

سه عامل برقراری ارتباط موثرتر
سه عامل در هر رابطهٔ مستقیم و رو در رو، موثرند:
۱ـ کلمات
۲ـ تُن صدا
۳ـ زبان بدن
کلمات:
کلمات فقط ۷ درصد از هر پیام را به خود اختصاص می‌دهند؛ برای برقراری یک ارتباط موثر، هر سه بخش پیام باید با هم مرتبط و متناسب باشند، اگر هیچ تناسبی وجود نداشته باشد، گیرندهٔ پیام سردرگم شده و صورت رایج ارتباطات را به جای معنای تحت اللفظی یا کلمات، می‌پذیرد.
تاکید و تن صدا:
تاکید و تن صدا می‌توانند پیامِ در حال انتقال را به کلی تغییر دهند، گاهی ممکن است مطلبی را به کسی بگویید و او از شما برنجد؛ وقتی توضیح می‌دهید که قصد رنجاندن او را نداشتید، آن شخص به شما خواهد گفت: تُن صدای تو این تلقی را ایجاد کرد.
زبان بدن:
با متمایل شدن به سمت گوینده و یا ایستادن روی پنجه‌های پا، شما می‌توانید به طرز چشمگیری تاثیر ارتباط خود را افزایش دهید. اگر همراه با توجهِ کاملا متمرکز، بتوانید با افراد به ‌صورت مستقیم صحبت کرده و ارتباط چشمی مستقیمی نیز برقرار کنید، تاثیر سخنانتان دو برابر خواهد شد.